有效績效面談4大功能 6大步驟

在績效管理中,績效面談扮演著非常重要的角色,有效的績效面談才能激勵團隊,達到組織設定的目標,因此在討論績效面談之前,必須先將績效管理說明清楚。

績效面談的目的其實是為績效管理作準備,在績效面談時應針對員工過去的工作表現,做有系統的評價,並根據表現優劣予以評核,轉換為考核等第。主管在作績效評估時,必須要有工作說明書,工作說明書記載每個職位的工作內容,工作內容即是擔任該職位員工的工作標準,此評估績效時,可根據員工是否有完成做該做的事,做得好不好,以此標準進行評估,再做績效面談才有效益。

績效面談4大功能

¬績效面談不僅有助於績效評估更公平、公正、合理,也是幫助員工工作得到改善的方式。其功能大致可歸納為4項:

複製文章時,也請重新整理一下喔 story.yipee.cc

讓員工知道工作標準與工作目標。績效面談在新年度作績效評估之前,應先進行一次面談,目的是告訴員工工作內容及標準,以及未來一年的努力目標。

績效面談前應該先做績效評估,並分成前、中、後三階段。主管應該在每年年初時就要與員工面談,其次在績效評估過程中也要再次面談,最理想的狀況是每個月進行一次,但由於大家平日業務繁忙,所以執行上會有困難,但至少一季要面談一次。一月初是第一季的開始,接下來四月、七月、十月初到十二月底,一年的評估約莫要有5次面談。

透過期中面談,讓員工可將過去未表現或發現有問題的地方進行修正。如果這當中都不做面談,年底時員工才知道哪裡做不好,為時已晚。若能及早發現工作上缺失,就能盡早改善,並在年度未結束前提早達到公司對所要求的績效。

最後一次面談,功能在於告訴員工績效考核的結果,並讓員工了解表現的良窳與公司的獎懲做連結。對很多員工來說,績效考核的重點不在於獎金多寡,而是公不公平,所以若員工績效考核出來的結果能與獎懲確實結合,員工才會覺得心服口服,願意更投入工作。

幫員工做未來的工作改善計畫。最後一次面談就是幫員工將這一年的表現做匯整,把做得不好的地方加以改善,同時發掘員工有哪些是不會做、沒有能力做的工作,代為安排教育訓練計畫。

面談效益不彰6大主因

績效面談未能發揮真正的效益,最主要的原因可分為以下6點:

主管不願意扮黑臉。很多主管在面談時講的都是場面話,沒有針對問題來談,所以績效面談完全沒效果。

主管並不了解員工工作內容或其工作標準。因為如此,面談時不知道該與員工談什麼。

為了應付公司規定而談。有些公司雖訂出員工工作內容,主管也做了面談,但卻是為了應付績效考核時主管一定要與員工作面談的規定,所以並沒有實質幫助。

主管未接受過績效面談的訓練,不知該談哪些內容。公司人資單位應該針對主管作績效面談的訓練或說明,教導正確進行績效面談的方式。

公司欠缺完善的績效面談表格。面談其實就如同面試,分為結構與非結構。結構式是事先準備題目與格式,須按照表格上的問題進行;非結構式則是想到什麼問什麼。而績效面談必須由人資單位先設計好要與員工面談的內容做好設計,主管再針對設計好的結構式問題發問,並記錄下回答的內容。

不面談即打分數。主管因為忙碌而省略績效面談的步驟,或自以為能掌握員工平日的工作表現,所以覺得即使不面談也能打分數。

心態正確面談效果加分

造成績效面談效益不彰的原因有不少是出自於主管,其實與主管在做績效面談時的心態有關,如果心態正確,績效面談才會有加分效果,因此主管在進行績效面談時應秉持以下的心態:

主管要知道員工的工作內容與標準才能評估其好壞,所以應用心翻閱公司既有的工作說明書。

績效面談是為了要考核員工,必須明確讓他知道工作表現才是評估重點,至於脾氣好、態度積極、配合度高等人格特質只是列入參考。

面談時盡量讚揚或開發員工表現的優點,能讓對方更有動力達到比過去更好的績效。

若員工在工作上確實有缺失或問題,主管必須直接且明確指出問題所在,員工才會知道錯在哪裡與改善方向。若是為了不得罪員工或想逃避責任而不將問題說清楚,就無法達到面談的用意。

主管一定要抱持傾聽與表達的態度。當員工提出看法,或反駁主管的意見時,主管應先耐心傾聽,並了解他說這些事情背後的意義。若員工的反映確實有道理,並能舉出有利的證據與資料,主管就應修正其績效評估的結果。但如果事實並非如此,主管也應表達自己的立場,甚至調出過去的紀錄佐證,讓員工了解該面談確實有助於他改善。

績效面談最主要的目的是讓員工知道自己問題所在,趁早解決問題發生的原因,並加以改善。因此主管要有的心態就是協助員工作,引導讓他的績效越來越好。

 

【《能力雜誌》2011年8月號】

覺得文章好的朋友,按個讚把它分享出去,會讓你更成功!